Arról, ami a rendezvény mögött van

„Csak három napról van szó, olyan könnyen össze lehet dobni egy ilyen eseményt!” Hányszor elhangzott ez a mondat attól kezdve, hogy arra adtuk a fejünket, idén is nyélbe ütjük szakunk szakmai konferenciáját! De valóban könnyen összedobtuk az egész hétvégés hacacárét? Már most lelőném a poént: nem.

Amikor az ember lánya a rendezvényszervezés misztériumán elmélkedik, általában kellemes és egonövelő külsőségek jutnak eszébe: szép fotók, névvel ellátott szervezői igazolvány, dicséretek és gratulációk. Az illúzióromboló szerepét betöltve ezúton elárulom, hogy a rendezvényszervezés – az imént felsoroltak mellett – a következő elemek halmazát jelenti: stressz, konfliktus, telefonbeszélgetések és e-mail-váltások tömkelege, az alvás és pihenés ismeretlen fogalommá válik és ezek következtében a kimerült, lassan tévképzetekkel küzdő szervező azt sem tudja pontosan, hogy merre van előre.

Az idei Médianapok megszervezése, összeillesztése és lebonyolítása is hasonlóképp zajlott az elmúlt hónapokban. Kezdetben, az ötletelés hajnalán az alkotókedvtől túlfűtött gyanútlan szervezőgárda százhúsz százalékon ég, pörög, csak úgy röpködnek az ötletek a tanácsteremben. Ez a lelkesedés mindössze addig tart, amíg az ötletek és a gyűlések elméleti szinten zajlanak. Amikor azonban a papírra, táblára vetett, Facebook-csoportba posztolt ötletek formát kellene hogy öltsenek és a szervezésnek a gyakorlati fázisba kellene lépnie, dől, borul minden. Az agilis, mindenre elszánt szervezők hirtelen ideges, impulzív, mogorva felnőttekké válnak, ugranak mindenkire, aki kicsit hangosabban merészel levegőt venni.

Az esemény előtti utolsó nagy hajrában mintegy törvényszerűen, egy nap leforgása alatt füstbe megy minden: nem válaszol a meghívott, késik a nyomtatás, eltűnnek a jegyzetek, nincs meg a telefonszám, ahány kérdés felmerül, annyi marad megválaszolatlanul.

Amikor végül valahogy az utolsó redők is kisimulnak a rendezvény függönyén, a szervezők magukra öltik az egyenpólót és a színben passzoló koordináló igazolványt, és csak egy kicsit kifújnák magukat, hogy most már minden sínen van, mint József Attila, a világmindenség hirtelen összeesküszik a szervezők, a résztvevők és a meghívottak ellen: nem működik az élő közvetítés, késik az illető, akinek éppen halaszthatatlan dolga lenne, pont annak a teremkulcsnak kelt lába, ahonnan a vizet és a ragasztószalagot azonnal el kellene hozni. Az esemény koordinátorai az agyvérzés és az ájulás határán próbálják menteni a menthetőt, ezt a lehető leggyorsabban és a legtöbb káromkodás társaságában próbálják megtenni. Amikor ez végül révbe ér és az első előadás megkezdődik, elindul a visszaszámlálás: mindjárt vége.

Summa summarum, egy ilyen rendezvény összeállítása olyan élményekkel gazdagít, amelyeket más úton nem kap meg az ember, sok sikerélményt és szakmai elégtételt is hoz, ezeket a kellemes, pozitív emlékeket ugyanakkor kompenzálja, hogy az egyszeri szervező idegrendszere három nap alatt tíz évet gyengül.